そしきLab編集部 
フリーアドレスをオフィスに導入するためには、導入のポイントをおさえておく必要があります。この記事では事例を紹介しながら、失敗しないためのポイントをご説明します。
フリーアドレスオフィスとは
多くの企業が採用している「フリーアドレスオフィス」は、従来の固定席とは異なり、社員が自由に座席を選べるワークスタイルのことを指します。フリーアドレスオフィスは業務の効率化、コミュニケーションの促進、スペースの有効活用などに寄与するとされています。
しかし導入にはメリットだけでなく、注意すべき点も存在します。本記事では、フリーアドレスオフィスの種類、成功事例、そして導入のポイントについて順番に解説します。
フリーアドレスオフィスの種類
一口にフリーアドレスオフィスといっても、そのスタイルはオフィスによってさまざまです。運用方法は大きく分けて「完全フリーアドレス」「グループアドレス」の2つのタイプが存在します。また、働き方を指す「ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」というワークスタイルを導入する場合もあります。
それぞれのタイプを理解し、自社に最適なスタイルを選択することが、効果的なオフィス環境の構築につながります。
完全フリーアドレス
完全フリーアドレスは、オフィス全体から座席を自由にえらべるワークスタイルを指します。固定席はなく、業務内容や気分に合わせて座る場所を変えることができます。このスタイルは、柔軟な働き方を推進し、社員同士のコミュニケーションを促進するのに役立ちます。
メリット
- 部署を越えたコミュニケーションがとりやすい
- インスピレーションを刺激する
- スペースを有効活用しやすく、ABWの導入がしやすい
デメリット
- 人を探すことが難しい
- 部署・チームごとのまとまりを得にくい
- 個人情報などのセキュリティ対策が難しい
グループアドレス
グループアドレスは、部署やプロジェクトごとに指定されたエリア内から座席を選ぶ形式です。チーム内の交流が促進されるため、チームワークやプロジェクトの進行が円滑になります。完全フリーアドレスに比べてやや固定的な要素が強いですが、チーム内の連携を強化する効果があります。
メリット
- チーム内のコミュニケーションが活発に
- オフィスに在席している人が把握しやすい
デメリット
- チームを越えたコミュニケーションは増えにくい
- スペースの自由度は下がるため、ABWなどはやりにくい
ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）
ABWは、社員がその日の業務内容に最適な「場所」「時間」を選んで働くスタイルです。例えばミーティングには会議室、コミュニケーションにはラウンジスペース、集中作業は在宅といった具合に、活動に応じた「場所」を選べる形式です。他にも、ABWには時差出勤やフレックスタイム制など「時間」をえらべるという面もあります。
生産性や働きやすさの向上に効果があるとされ、新たなスタンダードとなりつつあります。
メリット
- 作業に合わせた適切な場所や時間をえらべることで生産性の向上が期待できる
- 全員分の座席が必要なくなり、スペースの有効活用が可能
デメリット
- 設計に専門家の意見が必要になりがち
- 社員の居場所や就業時間を共有できる仕組みが必要
その他
フリーアドレスを導入しつつも、経理・電話対応・機密情報を扱う部署のみ固定席にしているオフィスも多く見られます。そうすることで、フリーアドレスの恩恵を受けつつ、セキュリティ対策の面でも安心です。そのような体制のオフィスにするのであれば、フリーアドレスの社員と固定席の社員の間で、待遇の差による不平等感が生まれないようにすることがポイントです。
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フリーアドレスオフィスの成功事例
ここではいくつかの成功事例を紹介しながら、フリーアドレス導入のポイントを解説します。
ウチダシステムズ東京本社（紹介ページ）
ABWを導入し、働く場所や時間を所定の中からえらぶことができます（機密情報を扱う部署など一部のエリアを除く）。レイアウトは個人作業のエリア、モニターのあるMTGエリア、ラウンジエリアなど、バリエーション豊かな選択肢を用意。MTGスペースは約半分が可動式の家具で、さまざまなシチュエーションに柔軟に対応できます。
また、社長室などの個室もありません。役職や部署は関係なく、同じエリアで業務をしています。全員の顔が見えるため、社員同士のコミュニケーションが生まれるオフィスです。
本社周辺には「HANARE」というサテライトオフィスを構えています。自宅と会社の中間的な位置づけになる、カフェのような空間を目指しました。
創英国際特許法律事務所様 丸の内オフィス（事例ページ）
弁理士・事務管理社員のワークスタイルをフリーアドレス化する目的でつくられたオフィス。働き方がめまぐるしく変化する情勢のなか、どんな働き方にも対応できるようにとフリーアドレスを取り入れました。
リモートワークの社員も多く、貴重な出社の機会にコミュニケーションが生まれるようにと、ジグザグとしたデスク配置にしています。
株式会社FD様 名古屋オフィス（事例ページ）
オフィスに集まって対話ができるように、コミュニケーション促進を目的としてフリーアドレスを採用。角度や高さが異なるデスクを配置することで人や目線に動きのある空間を目指しました。
CO2削減や環境保全に貢献する事業を連想させるようなアースカラーを基調としたデザインで、コーポレートイメージも表現しています。
大林新星和不動産株式会社 様（事例ページ）
2フロアに分かれていたオフィスを1つに集約し、フリーアドレスを採用しました。広いフロアを利用することで、ABWとしてさまざまな働き方に対応できるスペースを用意。新たに設けた各スペースの用途を明確化し、使いやすくなる工夫をしています。
株式会社DAIWA 様（事例ページ）
社員のモチベーションを持続・向上させられる、スタイリッシュなオフィスを目的としたリニューアルです。完全フリーアドレスを導入し、新しい働き方にトライ。広々としたスペースを有効活用し、明るく開放的な空間で仕事ができるようになっています。
フリーアドレスオフィスにするときのポイント
フリーアドレスオフィスにするときは、いくつかのポイントに気を付ける必要があります。さまざまな事例を紹介してきましたが、どのオフィスも以下のようなポイントを抑えながらデザインしています。
導入目的をしっかり決める
フリーアドレスオフィスは、主流となりつつあるからとなんとなく導入するだけでは、思っていた効果が得られないばかりか、働きにくいオフィスになってしまいます。フリーアドレスオフィスを成功させるためには、導入の目的をしっかりと考える必要があります。
目的の例としては、「部署を越えたコミュニケーションの促進」「社員のモチベーションアップ」などになってくるはずです。これらの目的に沿った効果が得られると判断できた場合にのみ、フリーアドレスオフィスを導入すべきといえるでしょう。
社員の居場所を把握できるようにする
完全フリーアドレスの場合はとくに、電話や来客があったときに、どこにいるかわからないことがあります。スムーズな連絡をするために、社員がどこにいるかすぐに把握できるようなシステムを利用したり、場所の報告を義務化するなどの工夫が必要になります。
業務マニュアル・フローなどを整備する
フリーアドレスオフィスの弱点として、新人教育などが難しいという点があります。マンツーマンで指導できる場合は問題ありませんが、個人個人で仕事をするケースも多いでしょう。そういったときに、気軽に相談できる先輩が近くにいないことがあります。個人でも業務を遂行できるようにするためには、ある程度は業務マニュアルやフローを整備して、困ったときにすぐ確認できるようにしておく必要があります。オンラインですぐに話しかけられる環境づくりなども有効です。
また、フリーアドレスオフィスに限ったことではありませんが、コミュニケーションの促進のためには、話しかけやすい風土づくりや、心理的安全性も必要になります。そういった要件をクリアできていない場合、たとえフリーアドレスオフィスにしても、コミュニケーションの促進の効果は得にくいでしょう。
備品・書類の整理収納を見直す
フリーアドレスオフィスにすると社員個人のデスクが無くなるため、共用の備品が必要になります。全員が使えるように備品を用意して、誰もがわかる場所に保管しておかなければなりません。また、ペーパーレス化なども進めておくことで、どこでも働けるようにできます。
セキュリティ対策をする
フリーアドレスオフィスの場合、知らない人がオフィス内に入ってきていても気がつかない可能性があります。入退室のセキュリティを設けたり、機密情報を扱うエリアに来客者が入ってこられないような動線にする必要があります。
この点から、機密情報を扱う業務が多い企業はフリーアドレスにはあまり向いていないともいえます。
ABWも導入する
業務効率を上げたいと考えているのであれば、ただフリーアドレスにするのではなく、ABWの導入も考えるとよいでしょう。さまざまな働き方ができるエリアを用意して、社員それぞれが最も能力を発揮できるエリアで働いてもらうことで、業務効率が向上するはずです。
まとめ
フリーアドレスオフィスを導入するためには、事前によく検討する必要があります。単に席を用意するだけでなく、働く場の仕組みづくりも行い、「フリーアドレスオフィス」としてリニューアルすることが重要です。
適切なエリアの配置やオフィス家具の選択、必要な備品の調達のためには、オフィスづくりのコンサルタントなどの専門家の助けを借りることで、より効果的なオフィス環境が得られるでしょう。
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