そしきLab編集部 
オフィスにフリーアドレスの導入を考えている方に向けて、フリーアドレスのメリットとデメリットを紹介します。フリーアドレスに向いている会社はどんな会社か、フリーアドレスをうまく活用する方法はどんなものか、アフターコロナの今どういったフリーアドレスが求められているのかもご紹介していきます。
フリーアドレスとは？
まずはフリーアドレスとはなにか、簡単におさらいします。
フリーアドレスとは、オフィス内で社員が自由に席を選択できるワークスタイルの一形態です。オフィスの有効活用・コスト削減などが主な目的となりますが、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）と呼ばれる時間や場所にとらわれない働き方の一環として採用されることもあります。
| フリーアドレス | ABW | |
| 場所 | オフィス内 | オフィス内外 |
| 考え方 | ・デスクやスペースの有効活用 ・コスト削減 | 仕事や状況に合わせて環境を選ぶ |
多くの企業がフリーアドレスを推進したいと考えていますが、フリーアドレスが適しているかどうかは業務内容や従業員のニーズによって異なります。フリーアドレス導入の前に、メリットとデメリットを把握し、慎重な検討をするとよいでしょう。
フリーアドレスのメリット
では、フリーアドレスのメリットを1つずつご紹介します。多くの企業でフリーアドレスが進められている背景には、さまざまなメリットがあります。
メリット1 スペースの有効活用
テレワークや外回りでオフィスにいない社員が多いなら、座席数を減らすこともできます。個人専用のデスクを確保するより、出社している社員がスペースを有効活用できるようになります。
【例】
・大きなデスクを複数人でシェアする
・個人の荷物はロッカーで管理する
社員同士の物理的な距離が近いとストレスが溜まりやすいという研究結果もあるため、適度な距離感を保つことは大切です。
ただし、座席数を減らすことで業務が円滑に回らないこともあります。社員から座席を減らされたことによる不満の声が上がることもあるため、座席数を減らすときは慎重に行うことをオススメします。
メリット2 「ちょっと集まる」から活性化するコミュニケーション
座席が固定でないため、その場に居合わせた人たちで部門や役職を超えたコミュニケーションが活性化されます。また打ち合わせのためのスペースを複数用意することで、社員同士のコミュニケーションが活性化します。
質問や相談がある場合や、アイデアを共有したい場合に、気軽に相手に声をかけて打ち合わせスペースに集まることができます。厳密な時間を設けて集まるという形式にとらわれず、「ちょっと集まる」ような柔軟なコミュニケーションが生まれ、情報共有や意見交換が円滑に行われるでしょう。
メリット3 目的や状況に合わせて座席を選べる
ABWの概念を取り入れれば、働き方や気分に合わせて働く場所を変えられることは大きなメリットになります。その日、そのときの予定に合わせて、効率的な働き方ができます。ただ席を用意するだけでなく、目的別のエリアを設けると効果的です。
例えば、以下のようにさまざまなケースに合わせて働く場所を選択できます。
- チームで仕事をしたい場合は、広いエリアで顔を合わせられるスペースで働く
- ひとりで集中したい場合は、個室やパーティションのあるデスクで働く
- ダブルモニターが必要な場合は、モニターが複数用意されたデスクで働く
- 終日オフィスで仕事をするときは、業務内容や気分に合わせて場所を変えることで、集中力を保てる
- 作業をする場合は、作業部屋や機材があるデスクで働ける
- Web会議のときは、ミーティングルームや個室で会議ができる
より業務内容に適した場所で働くことができ、効率が上がるとされています。
メリット4 社内がきれいになる
フリーアドレスのオフィスでは毎日使った場所をきれいに整えて帰らなければならないため、社内がきれいに保たれやすくなります。社内の整理整頓とクリーンな環境は、来客や社内外の人々にも好印象を与えられるでしょう。
また、フリーアドレスでは個人のデスクに書類や資料をため込むことがなくなるため、書類の紛失や汚損の防止にもつながります。
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フリーアドレスのデメリットと解決案
フリーアドレスにはさまざまなメリットがありますが、もちろんデメリットもあります。メリットとデメリットを比較し、デメリットが際立つような社風であると感じたならば、無理にフリーアドレスを導入する必要はありません。
ここでは、フリーアドレスのデメリットと、そのデメリットの解決案をご紹介します。
デメリット1 在席確認がしづらく、連絡不足になることも
フリーアドレスのオフィスでは、社員の配置が自由なため、特定の人を見つけづらくなります。話をしたい相手が見つからない場合、無駄な時間を浪費していまいます。
解決案：スケジュールを確認し、どこに誰がいるのかがわかる状態にしておくとよいでしょう。スケジュール管理のシステムを用意したり、グループウェアのスケジュール入力を徹底させるためのフローを用意したりする必要があります。
デメリット2 満席の場合がある、座席が固定化してしまう
座りたい場所が埋まっていて利用できない場合や、席の固定化が目立つ場合があります。運用開始後に問題となることが多いですが、予定が狂い、業務効率が下がってしまうこともあります。
解決案：なぜフリーアドレスを導入するのか、そのルールなどをあらかじめ周知した上で、座席予約システムを使えばスペースを確保できます。使いたい場所の予約が埋まっている場合にも、あらかじめ利用できないことがわかっていれば、他の場所でできる業務を先に行うなどの予定を立てられるでしょう。
デメリット3 顔を合わせない社員がいることによる帰属意識の低下
普段関わらない社員とのコミュニケーションが生まれる一方で、チームメンバーや同じ部署の社員とのコミュニケーションが取りにくくなる可能性もあります。また、ほとんど顔を合わせない社員がでてくることにより帰属意識の低下につながる場合もあります。
解決案：社内イベントの開催や定期的なチームミーティングの実施など、社員同士の交流促進の機会を設けたり、社内報やコミュニケーションツールを活用して情報発信を行うことも効果的です。あるいは、一部でグループアドレスを採用することも有効です。
デメリット4 導入コストがかかる
個人ロッカーの購入・システムの整備など、フリーアドレスの導入にはコストがかかります。
解決案：全社一斉に導入するのではなく、まずは一部の部署やチームから段階的に導入することでコストを分散できます。まずはテスト的に一部の部署でフリーアドレスの導入をして、効果があれば全社に拡大することを検討するとよいでしょう。フリーアドレスを導入した部署の効率が向上するようであれば、導入コストがかかっても導入すべきという結論に至るはずです。
フリーアドレスに向いている企業・向いていない企業
一般的には、若い社員が多く、マルチな業務が多い会社はフリーアドレスの導入でよい効果が得られやすいとされています。例えば、営業・サービス業・事務など、パソコン1つで業務を行える職種の場合は、フリーアドレスに向いているケースが多いといえます。
反面、1つの業務に集中して取り組むエンジニアなどの専門職・物理的な作業が必要な職種は、フリーアドレスに向いていないといわれがちです。また、1つのチームが密になって連携し、常に同じ空間で業務を行っている場合なども、フリーアドレスをうまく活用できないことがあります。
ただし、一般的にフリーアドレスに向いていないとされている職種でも、社風や社員にフリーアドレスという働き方が合致することもあります。「フリーアドレスの導入が適切だと思うか」を社員にヒアリングし、慎重に検討することをオススメします。
フリーアドレス導入のコツ
働き方を大きく変える際には、社員からの戸惑いや不安の声が上がりやすくなります。まずは期間を設けてチャレンジしてみたり、一部署や一部のチームから始めてみたりするなど、徐々に導入を進めることで社員の混乱を最小限に抑えられるでしょう。
また、すべての席をフリーアドレスにするのではなく、一部の部署は引き続き固定席として維持することも考慮すべきといえます。経理などの特定の部署では固定席の方が効率的とされやすく、セキュリティレベルも高まります。個々の部署や業務の特性に応じて、適切な働き方を選択することが重要です。
アフターコロナのフリーアドレスとは？
コロナ禍での経験により、オフィスでの働き方も変化しています。新型コロナウイルス流行前には、一部でフリーアドレスやグループアドレスを導入しているところもありましたが、あまり一般的ではありませんでした。
コロナ禍の影響を受け、オフィス面積の縮小をしたりなどの柔軟な働き方が求められるようになりました。これにより、座席選択だけでなく、勤務時間や在宅勤務の選択も自由なABWが広まりました。
そして、アフターコロナの展望として注目されているのはTBW（Team-Based Working）です。働く場がオフィスの外に広がったことにより、出社する目的も「コミュニケーションをとるため」や「チーム作業をするため」など変化しています。TBWでは、出社する主な目的が「チームでのコミュニケーションや共同作業を行うため」になるので、個人での働き方だけでなく、よりチームの連携やコミュニケーションを重視した働き方が求められていくでしょう。個々のメンバーが自由に座席を選択するのではなく、チームごとに割り当てられたエリアやスペースを活用する働き方も考えられます。
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数々のフリーアドレスのオフィスを手がけてきたため、フリーアドレスのノウハウがあります。自社もフリーアドレス形式になっているため、「フリーアドレスのオフィス」というスペースをつくるだけでなく、活用方法のご提案をしたり、ご相談に乗ったりすることができます。
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