そしきLab編集部 
会議室のモニターに、社員アンケートの集計表が映っている。
「会議室が足りないという声が多かったので、増設を検討したいと思います」
総務担当者が説明を終えると、向かいの席から声が上がった。
「でも、大きな会議室を1人で使っていることが多いですよね」
「うちの部署にもいます。自席が騒がしいから、集中したいときに予約しているんです」
「じゃあ、足りないのは会議室？ それとも集中する場所？」
手元の集計表に目を落とす。「会議室不足」と「集中できない」。別々の項目に分けて、それぞれの回答数を数えた。
会議室で、誰が何をしているのか。資料をめくっても、その答えはない。
「……そこは、もう一度確認します」
こんな場面、ありませんか？
要望は集めたのに、何から直すかが決まりません。会議の最後に「では、総務で整理しておいて」と言われ、確認する仕事だけが残ります。冒頭はそんな行き詰まりを描いた一例です。
オフィス改善は、誰がどんな場面で困っているかを関係部署と確かめるところから始めます。 9つの症状を手がかりに、自社の課題と対策を考えていきましょう。
1. 要望を集めたのに、なぜ話が進まない？
要望の名前だけでは困っている場面まで共有されないからです。同じ「会議室が足りない」でも、複数人で集まる部屋がほしい人と、1人で静かに仕事をする場所がほしい人がいます。
一方、「会議室不足」と「集中できない」が同じ原因から出ている場合もあります。集中する場所がないために会議室へ移っているなら、集中席を設けることで、会議室の混雑も減るかもしれません。
集計表の項目をそのまま別々の課題にすると、会議室を増やす案と集中席を作る案が予算や面積を取り合います。現場で起きていることを確かめれば、対策を一緒に考えられます。
では、部署や立場が違う人同士で、どう認識を合わせればよいのでしょうか。
2. 自社の課題を、どう確かめる？
具体的な症状を一緒に見ると、話し合いやすくなります。次の一覧では、オフィスの困りごとを9つの症状に分けています。自社で思い当たる場面を探してみてください。
当てはまる症例が見つかったら、「誰が、いつ、何に困っているか」を確かめましょう。会議室なら、予約が取れなかった時間帯や必要だった人数を聞くと、「部屋の数」と「部屋の大きさ」のどちらを見直すべきか、話が具体的になります。
一覧は意見の多い項目を数えるためのものではありません。声が少なくても仕事への影響が大きい困りごとはありますし、一つの場面に複数の症状が重なることもあります。
自社の課題が見えてきたら、次は対策です。図にある改善策をそのまま取り入れればよいのでしょうか。
3. 症状が分かったら、何を変える？
症状が起きている理由によって、対策は変わります。ここからは改善を考えるときに迷いやすい点を見ていきます。
3-1. 集中ぶつ切り症：静かな席を増やせばよい？
集中席を作っても、すぐ隣でWeb会議が続けば、落ち着いて考えられません。先に、会話する仕事と静かに考える仕事が、どこで重なっているかを見ます。
次の図は、Web会議の場所と集中する場所を分けた例です。
机を増やす前に、音や人の出入りなど、集中を妨げているものを確かめると、直す場所を絞れます。
3-2. ひと息不足症：休憩室の必要性を、どう説明する？
「休む部屋がほしい」だけでは、ほかの用途との優先順位が決まりません。体調が悪いときに休めないのか、仕事の合間に気持ちを切り替えられないのか。まず、必要な休み方を伝えましょう。
TOTOの調査では、不調を感じたときに休む場所として最も多く選ばれたのがトイレでした。自社でも必要な休み方を確かめれば、広さや人目への配慮を具体的に検討できます。
3-3. 社内に関所症：交流スペースがあれば会話は増える？
用事がなければ行かない場所に作っても、使う人は限られます。先に決めたいのは、どの部署同士に、何について話してほしいかです。
たとえば、営業と設計の相談を増やしたいなら、両者が日常的に通る場所に立ち寄れる席を置く。役職者に声をかけにくいなら、席の位置や近づきやすさを見直す。
3-4. ひとりで満室症：会議室は本当に足りない？
予約表が埋まっているだけでは、部屋が不足しているとは言い切れません。予約の人数と部屋の定員、実際の利用人数を比べてみてください。
大きな部屋を1人で使う時間が長いなら、1人用のWeb会議ブースが候補になります。短い相談のために部屋を押さえているなら、席の近くの打合せ場所で済むかもしれません。
3-5. 名ばかり自由席症：毎日同じ席に座るのは失敗？
確かめたいのは仕事に合う場所を選べているかです。毎日席を移ることが目的ではありません。
稲水伸行氏による3,000名の調査では、席を自由にするだけの働き方と、仕事に合わせて場所を選べる働き方で、クリエイティビティとの関連が異なりました。席を移ることを目的にするより、「ほかの席は使いづらいのか」「必要な設備がそろっていないのか」と、動かない理由を聞く方が改善につながります。
3-6. 書類が家賃泥棒症：収納を減らすだけでよい？
収納を減らす目的を空いた場所の使い道と一緒に決めましょう。棚を減らすことだけが目標だと、現場には整理の負担しか見えません。
「ここに少人数で相談できる場所を作りたい。そのために、この棚を減らしたい」と伝えれば、整理する理由が共有できます。残す必要のある書類や保存の条件を確認し、紙を減らす方法と置き場所を検討します。
3-7. 受付だけよそ行き症：どこまで見せられるようにする？
まず、誰に何を見てほしいかを決めましょう。学生に働く姿を伝えたいのか、お客様に開発の様子を見てもらいたいのかで、案内する場所は変わります。
受付の先で案内する経路と、見せられない情報の扱いから、直す範囲を考えます。オフィス全体を作り直す必要があるとは限りません。
3-8. 聞こえますかループ症：マイクを替えれば解決する？
音の悪さには、機器だけでなく室内の反響や周りの音も関係します。音が途切れる場合には通信の状態も確かめる必要があります。
次の図は、内装だけを整えた会議室と、音・通信まで一緒に考えた会議室の比較です。
機器を買い替える前に、対面の人とオンラインの人が、それぞれ何を聞き取りにくいのかを確認しましょう。内装を変える予定があるなら、吸音・AV機器・配線・無線LANを同じ段階で検討してください。会議室の音環境を考える記事でも詳しく紹介しています。
3-9. どんぶり予算症：予算はいつ、どう決める？
対策の候補が見えた段階で、現在の費用を確かめながら決めましょう。数年前の工事費をそのまま当てはめると、見積もりが出てから計画を縮めることになりかねません。
CBREの『BZ空間』2026年秋号では、現場の感覚として、工事費はこの5年程度で3割前後の上昇が珍しくないとしています。ビルが指定する会社が行うB工事は、発注先を選べない点にも注意が必要です。
必要な工事の範囲と概算を確認してから、経営層と予算の認識を合わせます。すべての対策を一度に行うのが難しければ、優先順位を考えます。
4. 課題がいくつもある。どれから手をつける？
仕事への影響が大きく、ほかの困りごとも一緒に減らせるものから検討しましょう。 多数決だけで決めず、困っている人と場面に戻って考えます。
たとえば、書類を整理して空いた場所に集中席を作れれば、集中するために会議室を使う人も減るかもしれません。収納、集中、会議室を別々に検討していると、このつながりを見落とします。
最初に取り組む課題を一つか二つに絞り、「誰の、どんな困りごとを減らすのか」を上司や関係部署と確認します。
移転か、今のオフィスの改修かを考えるのも、その後です。解決したい課題が決まってから、今の場所で対処する案と、移転する案を比べます。
では、この認識合わせを社内で進めるとき、何を用意すればよいでしょうか。
5. 「総務で整理して」で終わらせないためには？
関係部署にも困っている場面を持ち寄ってもらい、一緒に課題を確かめましょう。 次の会議では、症状の一覧を見ながら「自分の部署では、誰が、どんな場面で困っていますか」と聞いてみてください。
記事で紹介したのは症状から課題と対策を考える方法です。ホワイトペーパー『うちのオフィス、どこから直す？ オフィス症例集』では、9症例ごとの具体的な対策と企業事例をまとめ、社内で使える記入シートを付けています。
下は、会議室の使われ方を見直す対策と、大林組の事例を紹介したページです。
自社でも同じことが起きているか、事例と比べながら話し合えます。
続く記入シートには改善に取り組む症状、困っている人と場面、最初に試す対策などを書き込めます。
たとえば会議の前に、該当する症例とシートを各部署へ渡し、「まず、困っている人と場面の欄を埋めて持ち寄ってください」と頼む。そのうえで、どの症状から取り組むか、何を試すかを一緒に考えます。
各部署が知っている状況を同じシートに集め、「自社ではこれが課題だよね」と確かめる。次の会議をそこから始めるために、使ってみてください。
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症状でわかるオフィス症例集
オフィスの課題9つと改善策を、症状から引けるようにまとめました（PDF・24ページ）。送信すると、すぐに資料が開きます。
この記事を書いた人
吉田 学
オフィスづくりの現場に12年。起業直後のマンションの一室から4,000坪超の本社移転まで、100件を超えるプロジェクトで経営者や総務・人事の方々と対話してきました。その経験を物差しに、公開情報から企業の「場づくり」の意図を読み解きます。
【参考資料】
TOTO「心身の不調時、一時的なエスケープゾーンとして機能するオフィストイレ」（2025年の調査）
稲水伸行「活動に合わせた職場環境の選択が個人と組織にもたらす影響」『日本労働研究雑誌』No.709、2019年8月
CBRE『BZ空間』2026 AUTUMN
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